他社に学ぶ不動産アウトソーシング3000棟空室確認外注で業務削減成功

こんにちは。ミュールズ株式会社広報部です。

こちらは他社様の事例を具体的ご紹介しながら、不動産仲介企業様の業務の負担を減らしていく方法をご案内するコーナーです。

弊社にアウトソーシングするかはさておき、ご参考になれば幸いです。

収益物件で3000棟程度を毎月物件確認する必要がある業務が大変でなんとかならないか
ミュールズ株式会社、不動産業界に特化した電話テレマーケティング部隊が物件確認の課題を解決
弊社側の提案と具体的な外注実施オペレーション
外注以外でどのように業務改善ができるか可能性の模索
不動産業務アウトソーシングなら弊社までご相談ください
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収益物件で3000棟程度を毎月物件確認する必要がある業務が大変でなんとかならないか

小栗不動産(仮名・東京都仲介業様)からのリクエストがあり、業務効率化について外注いただいています。具体的な効率化の課題は以下の通りでした。

小栗不動産さんの元々のルーティン業務
– 仲介したい収益物件が3000棟ほどリストにある。
– 現在社内で、スタッフが、毎日適宜調べて確認して、ポータル更新をしている。
– 活用ポータルは楽待等
– 社内で行うと、スタッフ研修が大変だし、時間もかかる。他の業務にも支障がでるのが嫌だが、この業務もしっかり完遂する必要がある。
– 社内で、この業務用にアルバイト雇用で行うのもコストも教育時間もかかるのも懸念事項。

上記について、弊社のほうで外注いただいて、業務を行うことで、コスト面と業務面の悩みがなくなったということでご好評いただいて、継続的に外注いただいています。まずは弊社に外注するという方法でコスト削減に成功した理由などからご紹介します。

ミュールズ株式会社、不動産業界に特化した電話テレマーケティング部隊が物件確認の課題を解決

弊社のテレマーケティング部隊の特色は以下になります。
特色
– 不動産業界・業務の知識・業界知識の研修終了者のみ業務従事
　→研修は不動産仲介企業勤務経験者によって実施されています。
– 同時に複数人で1社の大量の確認案件の電話対応が並行して実施可能
　→1日でできる量が多い
– 弊社不動産特化型のテレマーケティング特戦隊
　→さらにクライアント様ごとに自社ルールなどはできる限り対応できる環境を整えています。
– 圧倒的に安い
　→受託を弊社登録スタッフで完結しているためです。またテレワーク環境
の開発を常に進めているため、大規模な事務所などを備えて実施している会社さんより圧倒的に安価でサービスご提供ができます。本件では1ヶ月の総発注価格定価は12万〜13万円程度でお受けしています。社内でアルバイトさんを一人雇うより安く、かつ専門性の高い業務を弊社からご提供が可能です。
– 電話スタッフは日本人スタッフ
　→海外外注だと安さのかわりに、日本語会話での不動産業務の支援のクオリティはかなり不透明な部分があると考え、日本人スタッフでチーム組成しています。

弊社側の提案と具体的な外注実施オペレーション

以下のようなオペレーションを2週間程度で構築しました。

– 仲介したい収益物件が3000棟ほどリストをエクセルもしくはプレッドシートで管理。物件名と確認先電話番号で保有
– 小栗不動産様案件の担当スタッフチームが、適宜確認から1ヶ月経過した物件を毎日適宜調べて、リストにして確認して、ポータル更新を実施。
– 活用ポータルは楽待等
– スタッフ研修は基本的にミュールズ株式会社社内完結。不明部分があるなどの特殊ケースの際に適宜確認・ルール更新。

外注以外でどのように業務改善ができるか可能性の模索

以上は、弊社にアウトソーシングいただいた場合成功しましたというお話になりますが、この事例から不動産会社様の業務改善に寄与するため、他に方策がないかを考えてみたいと思います。

選択肢1:アルバイトの研修フローの改善
例えば、アルバイトを雇用した後の研修で、不動産仲介業務などの知識について、動画であらかじめ収録しておいて、Youtubeの限定公開などで、内部スタッフだけ見えるようにしておいて、研修を時間を選ばず、何度も同じことを言わないでも研修が完了するようにできることもありそうです。

また、質問とその回答をウェブサイトやログが残る場所で、ログインが必要になるような場所に書き留めておき、質問前に以前の質疑を検索できるようにしておいて研修手間を減らすなどが考えられます。

選択肢2:一部の自動化をプログラミングで行う
弊社の場合もそうですが、プログラムを走らせることによって一部の業務を自動化しています。例えば画像の一括取得、フォルダへの一括保存の自動化などです。この自社向けのプログラムを開発したりすることも業務改善につながることは多々あります。現在ではプログラミング言語を用いなくても業務改善ツールがあるので調べてみると良いかもしれません。「No Code」とググるといいものがあるかもしれません。なお、弊社では自社内ツールの開発も行っていますので気になる方はご相談いただければお応えできる範囲で回答可能です。