他社に学ぶ不動産アウトソーシング物件1500件物件確認月1回外注に成功

こんにちは。ミュールズ株式会社広報部です。

こちらは他社様の事例を具体的ご紹介しながら、不動産仲介企業様の業務の負担を減らしていく方法をご案内するコーナーです。

弊社にアウトソーシングするかはさておき、ご参考になれば幸いです。

オフィス物件の確認件数が1500件もあるから外注できないか
不動産特化型事務代行会社、ミュールズ株式会社の不動産業界慣習を熟知した電話テレマーケティング部隊が物件確認を引き受け
弊社側の提案と具体的な外注実施オペレーション
外注以外でどのように業務改善ができるか可能性の模索
不動産業務アウトソーシングなら弊社までご相談ください
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オフィス物件の確認件数が1500件もあるから外注できないか

鈴鹿不動産(仮名・京都府仲介業様)からのリクエストがあり、業務効率化について外注いただいています。具体的な効率化の課題は以下の通りでした。

鈴鹿不動産さんの元々のルーティン業務
– 仲介したい賃貸オフィス物件が1500件ほどリストにある。
– 現在社内で、スタッフが、不定期に適宜調べて確認して、ポータル(HOMES)更新をしている。
– 活用ポータルはHOMES
– 社内で行うと、スタッフに教えることも多いし間違いも許されないので大変＆時間がかかる。他の業務にも支障がでるのが嫌だが、この業務は確実に正確に達成する必要がある。
– 社内で、この業務用にアルバイト雇用で行うのも採用情報の掲載から教育と、コストも時間もかかるのでなるべく回避したい。研修後に辞められるのも困る。

上記について、弊社のほうで外注いただきました。その結果、業務を行うことで、コスト面と業務面の悩みがなくなったということで高評価いただいて、継続的に外注いただいています。弊社に外注するという方法でコスト削減に成功した理由などからご紹介します。

不動産特化型事務代行会社、ミュールズ株式会社の不動産業界慣習を熟知した電話テレマーケティング部隊が物件確認を引き受け

弊社のテレマーケティング部隊の特色は以下になります。
特色
– 不動産業界・業務の知識・業界知識の研修終了者のみ業務従事
　→研修は不動産仲介企業勤務経験者によってしっかりと実施されています。
– 同時に複数人で1社の大量の確認案件の電話対応が並行して実施可能
　→1日でできる量もたくさん行けます
– 弊社不動産特化型のテレマーケティング特戦隊
　→さらにクライアント様ごとに自社ルールなどはメールを中心にしっかり対応。できる限り対応できる環境を整えています。
– 圧倒的な安さ
　→受託を弊社登録スタッフで完結しているため圧倒的に安いです。相見積もりを取ってみてください。またコロナ以前より、なるべく自動化できる部分はシステム導入を行うなど、テレワーク環境の開発を常に進めているため、大規模な事務所などを備え業務実施している会社さんより圧倒的に安価でサービスご提供ができます。本件では1ヶ月の総発注価格定価は6万円程度でお受けしています。社内でアルバイトさんを一人雇うより安く、かつ専門性の高い業務を弊社からご提供が可能です。
– 電話スタッフは日本人スタッフ
　→海外外注だと安さのかわりに、日本語会話での不動産業務の支援のクオリティはかなり不透明な部分があると考えております。その点、弊社では日本人スタッフでチーム組成しています。

弊社側の提案と具体的な外注実施オペレーション

以下のようなオペレーションを1週間程度で構築しました。

– いただいたリストにある物件1500件ほどリストを共有しやすいプレッドシートで管理。物件名と確認先電話番号で保有
– 鈴鹿不動産様からマニュアルを共有いただき、それをもとにスタッフ研修を実施。
– 案件の担当スタッフチームが、1ヶ月の間隔で確認業務を実施、リストにして確認して、ポータル（HOMES）更新を実施。
– 活用ポータルはHOMES
– スタッフ研修は基本的にミュールズ株式会社社内完結で行いました。不明部分があるなどの特殊ケースの際に適宜確認・ルール更新。

外注以外でどのように業務改善ができるか可能性の模索

以上は、弊社にアウトソーシングいただいた場合成功しましたというお話になります。それでは、この事例から不動産会社様の業務改善に寄与するため、他に方策がないかを考えてみました。

選択肢1:物件確認〜ポータル更新の専任スタッフを設置する。
コストが許せば、ということですが、よくあるパターンでは、営業担当のスタッフ様が営業の間の時間を利用して確認・更新を行うため、なかなか集客で重要側面を持つポータル更新までの時間がかかってしまいがちという課題があります。社内で解決するとしたら、ポータル管理から物件確認・更新の専任スタッフ、チームがあると迅速性があがる可能性があると思われます。
ただ、コストが要検討要素となると思います。

選択肢2:確認〜更新マニュアルの原本・随時更新事項の共有の円滑化
マニュアルを分厚く作って完璧なものができても、活用されていないケースがあります。まずマニュアルをPDFにして、ワードなど専用ソフトがなくてもスマートフォンなどで気軽に見れる形式にしておき、さらにGoogleDriveやDropBoxなどの共有リンクを活用して更新しておけば、マニュアルの活用度がアップするかなと思います。